20250918 砺波市簿冊一覧の勉強会動画
え、それでは始めさせていただきます。 本日はお忙しいところ の見直しにかかる研修会次ご参加いただき ありがとうございます。え、ご案内をして おりました時間になりましたので、え、 ただいまから始めさせていただきます。え 、まず始めに二端総武課長からご挨拶し ます。 え、皆さんお疲れ様です。え、あの、私の 方からこの研修が始まる前にこそテープが です。皆さんご承知の通り、ま、コロナ禍 を得て、ま、全国的にDXが提供されて、 ま、本市においても皆さんのタブレット 端末の名を、ま、昨年度からしました管理 システムそして、え、そして大験始まった ロボホームの導入によってペーパーレスや の機会に整ってます。また、あの、定期的 に東化の方から歩行整備等の案内を立って いただいておりまして、文章の作品にも 取り組んでいるところなんですが、ま、 この後新庁整備が、え、数年後にあります 。ま、それを経としてこれまで以上に文書 料の削減を含めることが必要になってい ます。また、あの、行政文書の電子化など いわゆるICCを活用した神を極力使わ ない、新たな働き方というのが重要になっ てきます。え、昨日EPRの、ま、説明会 もありましたが、そういったもののベース になるのに、え、いわゆる行政文書の電子 化、え、等も、え、踏まえて業務プロレス の検証をしていくと、そしてこれまでやっ てきた仕事のやり方が法律的なのかどうか ということも検証していただいて、ま、 利便性の向上とかに務めていく必要がある と考えます。って加えまして、ま、私も 含めてたんですけど、ま、また市の職員の 文書管理に対する意識改革が必要だと考え ております。あの、今回業務委託の前に 先進を出殺してきましたが、え、しっかり 取り組んでいるところはあったんですが、 逆にこれ始めた時は良かったけれども、 もうすぐ数年経つと前の通りに戻って しまうというところもございました。ま、 あの、私も入ってから30年同じような 文書管理のこの別席をやっているものが 大幅に変わるとなかなかついていけない 部分も出てくるかもしれませんが、今この 身長者整備を前に、え、ま、しっかりと 新たな、え、やり方を身につけていく必要 があると感じております。で、今回、え、 3年度だけじゃなくて今年から3年かけて 10時を行ってまいります。ま、具体的に はこの後関西レコードマネジメントの担当 者の方から説明していただきますが、え、 文章量の削減を図るため、ま、現行の菩薩 一覧表の見直しを始め、いわゆる平年文章 、永久保存してる文章がかなり戸が たくさんあります。ただこれは文書管理 規定上10年以上という規定がないもので 、え、永年文書にしている部分もあります ので、そこを法的に永年文書にしなければ ならないもの以外については有限化、 例えば30年とか20年とかそういった ものを設定して不要なものについては 捨てるとこういったことを、え、この3 年間の中でしっかりと取り組む必要がある と感じております。え、またあの昨年度 から導入しました文書管理システム、 こちらも一定程度進んでおりますので、昔 に比べて紙文書は確実に減っておりますが 、え、一部やはりまた紙で回す部分もあり ますので、これを運用マニュアルを しっかり作って極力、え、電子で回すと いうようなことを、え、取り組んでいき たいと考えております。え、ま、今回あの 業務委託をプロポーザルするにあたって 使用書では極力あの職員の負担が少なく なるような提案をしていただいた、え、 業者さんに、え、受けっていただくことを 考えております。あ、考えておりますと いうますか、そういった業者さんが選定さ れております。ま、この後、え、 スケジュール等の中でどういったことを 職員さんの本、職員にやっていただかない といけないのかいうことを説明して いただきますが、あの、少なくとも極力者 さんがあのサポートしてもらいますが、 どうしても職員でしかできないこともあり ます。こちらについては皆さん大変だとは 思いますが、ま、このタイミングでやら ないと、え、将来的にもあの、もっと大変 になるということも分かっておりますので 、え、説明会で趣旨をご理解いただいて、 え、各方に戻られてもそういったことを 共有していただきたいと思います。 よろしくお願いいたします。 え、それでは、あ、続き、えっと、本日 研修会の講師を務めていただく方をご紹介 いたします。え、今回文書ニー適正支援 業務をいただきました関西レコード マネージメント株式会社コンサルティング 事業部チーフマネージャーのテルヤさん です。 本音屋さんを中心とする関西レコードマネージメントのマネージメントの皆さんには文量を削減するための現状調査や菩薩一段案の整備などのためお力をお貸しいただきます。それではレアさんよろしくお願いします。 はい。え、一言ご挨拶をさし上げたいと思います。え、今日はですね、本当にお忙しい中ね、あの説明研修会に参加いただきましてありがとうございます。 あの、弊社の方はですね、あの、北海道、 南沖縄までですね、いろんなあの、時代様 にご支援をさせています。で、中にはです ね、やっぱ身長者移転の前にすごく分子量 を減らして、で、身長者に移転しまして、 本当綺麗な、ま、事務所でですね、お仕事 をされてるっていうのも個しております。 ですから今回はですね、もうあの菩薩以来 の見直しもございますが、文書料は減らす 、そしてあの文書管理というのは半年度 だけで終わりませんので定着するのは5 年度という言われております。ですから、 え、そういう意味では今日のですね、研修 会も皆様の知識と技能の習得をお役に 立てればいいのかなと思っておりますので 、1時間程度ですけどよろしくお願い いたします。じゃあ着席いたします。 はい。え、ちょっとレジメの方からですね 、あの、資料は、え、2種類です。あの、 公文書管理4とはということで、ちょ、 ちょっと重たいお話になります。で、その 中で、あの、今後のスケジュールも含めて ご説明を差し上げたいと思います。で、 かこの2がですね、菩薩一覧の作成、え、 手順書ですね。はい。え、これにつきまし ては、ま、どちらかとガイドラインの 位置付けで皆様の方でこう判断して菩薩 一覧を見直してくださいという内容になっ てます。で、最後が失業ということでです ね、え、流れでご説明を差し上げます。 じゃ、早速ですね、公文書管理法という ことの資料をですね、ご説明をさしてあげ たいと思いますね。はい。 はい。え、ページをめくりましてちょっと あの、え、画面をちょっと拡大いたします 。はい。えっと、このあの、え、ページは ですね、自治体の取り扱いアンケート調査 の結果です。で、毎年あの総務省の方で ですね、アンケート調査を行っております 。で、アンケート調査の方のこのグラフの 方は高いところは、ま、関心がある、今 取り組んでるていう内容になります。 そしてですね、そのグラフの中で、え、 赤く囲ってるところがございます。はい。 こちらがですね、あの、あの、文書管理に 関わる、え、内容になっております。で、 1つ目は、あの、先ほども同じ話しかった のBPRですね。はい。あの、無所化管理 にシステムとかペーパーレスでも業務を 改革する。で、続きまして、え、腸内の ペーパーレスの推進ですね。はい。ま、 これはスペースの有効活用ということも 含めてのお話になります。で、3つ目が あの電子文書の管理、電子決済の推進です ね。はい。あの、現在ですね、あの、電子 決済、これ文書館にしても電子決済ですね 。あ、全国で大体6割程度入ってます。 はい。で、今後もですね、あの、これは 加速していくんじゃないかなと言われて おります。はい、続きまして、え、次の ページに移らせていただきたいと思います ね。はい。 はい。えっと、こちらにつきましては、 あの、自治体xの全体像、そしての、え、 の、え、現状ということでですね、ご説明 を差し上げたいと思います。はい。あの、 総務省の方から毎年体DX全体手人書と いうのが出ています。で、あ、毎年改正を されておりますが、え、特に、え、 ポイントになるところをちょっと読み上げ たいと思いますね。 はい。え、業務プロセスのデジタル化の 状況ということで、ま、先ほどの、え、お 話と調じますが、ペーパーカですね、 そして電子決済、そして書面対面の見直し 、そして行政手続きの問題化ですね。これ が、ま、重要なポイントだということで、 総務省の方は自治体DXの天書の中に毎年 記載されております。で、これを踏まえた 中で、え、ま、本市の現状ということを ですね、ちょっとご説明を差し上げたいと 思いますね。はい。ちょっと読み上げます 。はい。え、図市調査庁整備の検討に 関する報告書令和4年ということを ちょっと引用した内容になります。で、下 の方ですね、庁に必要な機能というのが、 え、丸1から丸4までございます。で、 特に丸2ですね、スペースの有効活用です ね。はい。これにつきましては当然分量を 削減することによって、ま、スペースの 有効活用の幅が広がっていくということに なるわけですね。はい。はい。そこでです ね、ま、え、戸道様の方で、ま、課題は何 なのかということをですね、少しご説明を さし上げたいと思いますね。はい。庁者 移転を想定したスペースの有効活用の課題 ということで現在無質と諸庫が不要文書等 でスペースの有効活用ができてない状況で あると。で、また国の推奨してる紙の原子 化についても町内での仕組みが構築されて いない。そのために身長者の欠費の、え、 増大も懸念されるというのがあの現在の 課題ということで認識していただければ いいかなと思います。はい。はい。それを 踏まえた意味で、え、必要な行動、ま、 課題解消のための必要な行動といくつか 上げてますが、え、今回の沖きのポイント は文章削減の、え、ま、かこ廃棄の判断に 必要な、あ、必要不可欠な、ま、菩薩1な んですね。これを見直すということが、ま 、1番重要だと兵士は考えております。 ですから、え、そういう意味では今回の ボナス一覧をですね、皆様に見直してさせ ていただいた後に、ま、システムの方を 含めてですね、電子化を、え、推進して いく、促進していくということになります 。 はい。え、続きまして次のところをめくっ ていただきたいとます。 はい。え、こちらの方は皆さんご存知かも しれませんが、あえてもう1度ご説明を さし上げたいと思います。え、公文書管理 に求められることですね。え、3つござい ます。下の表をちょっと見ていただきたい と思いますね。はい。え、こちら公務所 管理の原則っていうことで、え、1番、え 、公文書の管理を適正、え、効率的に行う ことということで、その中で昨本ですね、 ファイルサーバーですね、これもあの、ま 、電子文書の管理で重要だと言われており ます。で、あ、自体様においても企業様に おいても、あの、ファイルサーバーの方が ですね、非大化してる傾向がございます。 そして運用ルールもないというのが、ま、 現状だと思いますね。ですからここは、ま 、適切な共有フローダーの管理ということ で、電子文書もきちんと管理していき ましょうということになります。はい。え 、続いてですね、その下にある文書管理 システムの活用による電子決済保存管理の 促進ということで文書管理システムで、ま 、紙電子の一元管理を行うということです ね。ですから皆さんに、ま、電子決済お 使いになっていらっしゃると思います。 はい。ま、それだけでなくてですね、今後 は文章管理システムで実態のファイルです ね、コンボションのファイルも、ま、管理 していくということになるわけですね。 はい。続きまして、え、2番目の方ですね 。情報公開条例等に及び、え、個人情報 方法の適切な運用のための公文書管理と いうことで、で、特に、え、公文書に記載 された個人情報の管理ですね。え、これは あの令和5年度に個人住所の方法が大きく 変わりました。で、え、いろんな自体様 から文書管理システムで個人情報をどう 管理していいかということのご質問は多い です。はい。例えば用る情報とかですね。 はい。匿名個人情報とかですね。で、そう いうものを本当電子でどう話せばいいかと いうご質問も当然ございます。ですから ここも、ま、重要なポイントだということ になります。 はい。え、続きまして永続的な保存価値の ある、ま、歴史的、え、歴史公文書等の 適切な管理を公開ということで、あの、 先ほどあの、A連文主の、ま、有期化30 年ということの、え、設定をするというお 話がございました。で、当然だからその中 には、ま、歴史的な文書もございます。 ですから最終的には歴史的な、え、評価 選別ももう重要ということと、あとこれは 栗の方が、え、特に、え、推進して行っ てることなんですが、デジタルアーカイブ というのも今後ですね、いろんな自体様で 、え、ま、そういうことをやって情報格差 をなくすということがですね、え、今後 求められるということもございます。 はい。え、続きましてですね、え、次の ページに移らせていただきたいと思います 。 はい。え、こちらはですね、地方工業団体 の文書管理ということで、公務所管理法に ついてですね、少し触れてみたいと思い ますね。はい。はい。えっと、え、公務所 管理法はですね、平成23年の4月に施行 されました。で、え、その時のですね、 あの、ま、え、ま、福田総理として上々、 あ、上川、え、衆議院ですね。え、その 曇りで、え、作った法律と言われており ます。で、神川衆議院議員に関しましては 、あの、アメリカので、シクタックに務め られて、で、アメリカの公部でやっぱり あの、ま、え、的な公務書とかってのいう のを検索をしてすごくもう、あの、ある 意味では、ま、ま、ま、国として上げて、 ま、そういう歴史的な文章も管理してると いうことを感動されたとお話をしており ます。で、じゃあこの法律ができたんです が、え、じゃあ地方公共団体はどうあの 対応すればいいのかと言うと、この、え、 34条では努力義務ということになって ます。はい。じゃあどういう努力義務を すればいいのかというのが下の方の表に なっております。で、括の1からの6です ね。はい。で、特に、え、括弧の1ですね 。法律的な管理ルールの策定とその徹底で これにつきましては文書管理規定の改定と かですねマネルとかま先ほどあのねお 話しめたファイルサーマのまニュアルとか ですねこういうものをえ徹底的にですねえ 統一まのルールを策定する必要があると いうことをよく言われております。で、括 の6ですね。公文諸党の管理を適生活効率 的に行う研修の実施。はい。あの、先ほど ですね、課長様がも話がございました。 えっと、やっぱりあの、文書管理では 短年度で終わるわけではございません。 はい。ですから5年スパンデを考えてです ね、ま、毎年ブラシアップしていくとその ためには職員様の研修が必須でございます 。ですから処刑様の知識と技能を習得して いただくというのもですね、ま、施策の中 の重要なポイントだということを弊社と 考えております。はい、続きまして次の ページに嘘らせていただきたいと思います ね。はい。 えっと、公務所管理法が思考された後に ガイドラインが出ました。で、令和4年の 2月にですね、大きく、え、全分改正がさ れました。はい。ここで、え、重の ポイントをですね、ちょっと読み上げたい と思いますね。はい。え、上の方の赤い 文字のところですね。適切にスキャナー等 を読み取ること等により、え、電子媒体に 変換し、当該電子媒体の文書を製分として 管理することができるということを、え、 一応規制されております。はい。え、この ガイド欄がですね、改正があのあった後に いろんな事態様から、ま、Aネ務省を、ま 、電子化して廃棄できないかとかですね。 ですね、で、通常あの原用文書の修字文書 も、え、電子拝棄できないかという色の問 さがございました。で、現在はですね、 あの色根地様は文書管理システムの、え、 修登録の場合に紙に対しましては電子化し てですね、あの、廃棄して るっていうところで文章を作してるとかが 多いです。で、当然ながら全てが、ま、 電子化できるわけではないのでですね、ま 、あの、電子化できるもの、それとあ、 できないものというのを区別しながら、ま 、電子化して紙を、ま、削減していくと いうことになります。ですから、そういう 意味ではこのあのガイドラインが全部解説 されたことはあの電子化をすごく促進し てる、え、内容になったということになる わけですね。 はい。え、続きまして今度概要 スケジュールについてですね、ご説明勧め をさせ上げたいと思います。 はい。え、このスケジュールの方に、あの 、矢印の色があります。ま、グレー、え、 水色、オレンジですね。で、グレーの部分 は弊が死体で行うことで、水色が、え、 共同で実施。そして、え、オレンジの部分 が、ま、諸民様が、え、ま、やる、ま、 主体である作業ということになります。で 、この矢尻のですね、長さですね、これに つきましては、あの、この期間で実施 するっていうことで、その期間ずっとその 作業を行うということではございません。 はい。その期間で実施するということです 。で、左側が項目で、その右側が作業内容 です。で、え、上の方からですね、少しご 説明を差し上げたいと思いますね。はい。 え、文章量の削減作業。これにつきまして は、え、3番、え、文書の調査、え、これ 、あの、えっと、先週を行いました。で、 モデル化の4日だけですね、ま、調査を 行って、で、目標を立てて今年度ですね、 もう削減活動を行うということになって おります。て、え、文書の削減の研修会、 ま、これにつきましては前で前下ではなく 、モデル化だけ、ま、ま、研修会を行うと いうことになります。で、モデル化に関し ましては、ま、6番目ですね、長期文書、 A念文書の目録をですね、弊社の方で、え 、作成いたします。で、先ほどあの、文書 の調査が行った、あ、中に当然N文章が たくさんございました。それを目を作成し 、それについて評価選別ですね。ま、言え ば延長するのか愛棄するのかですね、あと は、あ、歴史的な文章なのか判断してです ね、ま、廃棄できるものを特定するという ことになります。はい。ですから、ええ、 削減作業につきましてはモデル化に様に とっては10月から、ま、2月までの作業 が入るということになるわけですね。はい 。続きまして、え、現状調査の方ですね、 え、お勧めさし上げたいと思います。はい 。アンケート調査ですね、10番目。え、 これは全下が対象です。で、全下ですが全 職員さんが、え、対象ではございません。 はい。え、かかりで、あ、2名ほどですね 、代表でアンケートを、え、答えて いただくということになります。で、 アンケートの方はですね、大体、えっと、 設問を30問で選択式になっております。 ですから30分あればですね、ま、お答え が可能だと思います。で、総務様から正式 な、ま、ご案内が、え、ね、この後のです ね、それもアンケート調査させていたして いただければなと思っております。はい。 で、続きまして次のページに移らせて いただきたいと思いますね。はい。 はい。えっと、菩薩一覧の整備ということ で、ま、え、14から始まり21という ことで、で、え、14ですね、現在皆様の 菩薩一覧を弊社の方で、ま、収集分析を 行っております。でええ、現段階では、 あの、皆様の菩薩一覧はですね、ある程度 あの制度が高いものだと、え、弊社は、え 、考えております。はい。で、この菩薩 一覧の見直しの勉強会の後にですね、弊社 の方でフィードバック、あ、弊社の方で、 え、一応ですね、え、ま、皆様から頂いた ものを若干修正したものをご提供して、で 、修正してフィードバックして、そして ですね、最終的な再提出をしていただいて ですね、ま、え、文書化システムにもう 移行するこの流れが、ま、14から、ま、 19区までの流れということになるわけ ですね。はい。 そして文書管理ルールの、え、等の策定 ですね。これにつきましては水の矢印が 入ってます。で、こちら総務家様と協議を 行いながらですね、はい。あの、文書管理 の、え、システムの運用マニュアルとか ファイルサーバーの運用マニュアルとか 策定し、そして皆様の方に3月にですね、 ま、研修会を、え、実施するということの 、え、スケジュールになっております。 はい、えっと、最後の、え、ページの、長 ですね、ええ、ご説明をさし上げたいと 思います。え、こちらに関しましては職員 様の研修会の実施の、え、内容になって おります。で、述べですね、8回程度 ございますが、当然ながらあのモデル化に 対しますあの削減研修会はモデルだけの 該当になるということでです、前回の方は 、え、今回の菩薩見直しの研修会、そして 、え、3月の無職管理ルールとの、ま、 研修会ということになるわけですね。はい 。 はい。え、続きまして次のドキュメントに ちょっと説明をせていただきたいと思い ますね。 はい。え、こちらはですね、菩薩一覧かこ ファイル基準表の作成って書いてます。で 、実はですね、あの、一般的にはあの菩薩 1弾というのはその呼び名はなくて ファイル基準表って言ってるんですね。 はい。で、もしくはご分類基準表というの が、ま、正式な名称になります。はい。 で、次のページを、え、ちょっと、え、 そうですね、え、2ページ、あ、1、2 ページですね。あ、すいません。1ページ ですね。え、こちらをちょっと見て いただきたいと思いますね。定義という とこ少しご説明をさし上げたいと思います 。はい。先ほどあの菩薩事っていうのは ファイル基準表ですよというお話をさして おきました。で、この中にちょっとあの 菩薩一覧とか菩薩ファイル、保存機関、 行政文書というのが、ええ、出てきます。 で、その中にまた、え、公文書とかですね 、保存年とかいろんな、あの、用語が出て きますので、この用はこういう定義で解釈 していただきたいなということで、この、 え、ページを作っております。 はい、次のページにせていただきたいと 思いますね。こちらから本格的なあの、 そうですね、え、説明のページになります 。はい。えっと、こちらはですね、向こう の、え、統計と言いまして、実は有名な 統計なんですね。で、これはあの、ま、 アメリカの統計会社が一般ビジネス文書の 利用を、ま、調査を行った結果です。で、 このグラフをですね、ちょっとご説明を 差し上げたいと思いますね。 はい。このグラフは縦の線は文章の利用 頻度です。で、横が、ま、軽年ですね、何 年経ったかということですね。完結して、 で、文書の利用頻度というのは、ま、半年 を過ぎるとほとんど、ま、利用しないと いうのが統計上、え、調査の結果出たと いうことになります。ということはですね 、ま、例えば質に複数年度経った公文書を 置く必要はないということになるわけです ね。はい。ですから、あ、当然ながらです ね、ま、初の方に移動していただくという ことが、ま、質の環境も良くなるという ことになります。で、こういう統計額のお 話を元にですね、次のページに説明を作ら せていただきたいと思いますね。 はい。え、次のページは、あの、右側の方 に色々、あの、えっとですね、文章書いて ますが、ちょっと左の図を見ながら皆様の 方にはですね、ご説明を、え、差し上げ たいと。 はい。左側の上の方ですね。1年目ですね 。はい。えっと、こっちにキャビネットが あります。皆さんもこういうキャビネット お使いになってると思いますが、 キャビネットの冗談には令和7年度ですね 、今年度ですと。そして常用文書、ま、 マニュアル系とかですね、ずっとま、あの 、ま、お使いになる、ま、公文書ですね。 これを置かれてると思います。で、下の方 にはですね、前年度の文章を置くというの が基本的な、ま、キャブレットの使い方な んですね。で、これが2年目になりますと 、で、上に入ってた、え、上段に入ってた ものが下に移動して、下にあったものが、 ま、そこに移動するですね。で、上から下 に移すことを移し替えと言ってます。で、 下の方から初歩に移動することを引き継ぎ と言ってます。はい。ですね、これがあの 基本的なキャビネットの使い方なんですね 。で、先ほどあの統計学のお話を差し上げ ました。ですから質の意味には原年前年の だけおいてその他の文書はもう職に移動 するというのがま、適正なの仕方という ことになるわけですね。はい。で、初期に 、ま、移動する配化した後で保存電源が 満料になりますと、当然ながら、ま、廃棄 でもしくは歴史的な文書であればですね、 ま、公務省が上がるとか公書館に移管する とこの1連の流れをきちんとですね、回し ていく。これが文章管理のライフサイクル ということで、え、1番あの文書管理が 適切に行える、ま、実態管理になりますが 、特に重要なポイントだということになる わけですね。 はい、続きまして、え、次のページに移ら せていただきたいと思いますね。うん。 はい。えっと、こちらにつきましては文書 の作成から管理に至る流れ。これは文書化 にしても導入の時の流れになります。で、 皆様の方は現在この流れに沿ってですね、 文書管理の、え、収集登録とか規案登録と かを行っていると思いますが、え、下の方 のですね、こ、こちらの像を見ていただき たいと思います。7番目ですね。はい。 えっと、質内から初期に移動する場合にで 、菩薩一覧がですね、きちんと整備され てるところは当然ながらですね、文章管理 システムからあのバーコードが付いたもの を貼り付けていらっしゃるんですね。その バーコードを使って保存箱、そして初期の 配情情報を、え、文書化システムに登録 することによってですね、ま、どこにどう いうファイルがあって、どの段に入って いるということが、え、文書化にしても 検索できるようになります。当然だから初 に文章を探しに行くんじゃなくて取り出す というイメージですね。で、これが、え、 できるようになるためには菩薩一段の整備 がもう、え、きちんと行ってないとこれが できないです。はい。ですから、え、菩薩 の整備がもう必須ということになるわけ ですね。はい。で、え、こちらの赤い部分 をちょっとですね、読み上げたいと思い ます。はい。え、文書の完結の登録、え、 これにつきましては修文書はケアを綴る ファイルへの登録作業ということで基本的 には文章管理システムとファイルは Twitterファイルと1対1の関係 ですということを記載してます。はい。で 、当然ながらですね、基本って書いてます ので、え、完全電子化というのもあり得る んですね。文章をですね、ま、電子のまま 登録しで電子決済を回し、発想をですね、 ま、え、メールでやる。そうすると一切の 紙が出ないということで、え、そういう 場合は、ま、当然ながらですね、1対1の 関係にならないということになる可能性も あります。ただし、え、紙の文書が存在し てファイルしてる代わりにはもう、え、 文書化にシステムのでね、菩薩一覧と成功 性が、ま、きちんと整ってないと、え、 いけないということになるわけですね。 はい。 はい。え、続きまして次のページに移らせ ていただきたいと思います。 はい。え、こちらにつきましては文書の ですね、あの、あ、菩薩一覧の役割につい てですね、ご説明を差し上げたいと思い ますね。あの、えっと、ポイントは、えっ と、5つございますが、1番重要なのは、 え、括の3ですね、保存年表としての機能 ということで、菩薩一覧を、え、性別、 整備することによってですね、保存電源 ですね、廃棄年度ですね、こういうものが きちんと管理ができるということになり ます。これ、ここが、ま、機能としての ポイントということになります。で、かこ の4ですね、菩薩1段、え、菩薩の所材 管理ですね、排域表としてということで、 先ほど文書管理システムでバーコードで 加入すればですね、当然ながら、ま、 あそこの、え、前でどこにどのファイルが 入ってるということが検索できますから、 こ皆様の方はそこに行って、ま、取り出す という作業になるわけですね。探すという ことではなくてですからかの3かの4と いうのが、ま、役割として大きいという ことになるわけです。 はい。え、続きまして次のページに移らせ ていただきたいと思いますね。はい。 はい。え、菩薩一覧の見直しの目的。ま、 先ほどからですね、色々あの菩薩一覧の、 え、見直しが重要ですよという色々お話を 差し上げました。え、ここでですね、 見直しの目的をですね、きちんと皆様あの にご説明さし上げたいと思います。はい。 え、1点はですね、組織改変の際に部門館 での菩薩引き継ぎの作業の効率化を行う ために、ま、菩薩事案を見直すということ ですね。で、当然ながらあの文書管理 システムにボスチーターを登録しますので 、え、そこで、ま、分類、分類とかですね 、ファイル名称、あ、菩薩名がですね、 きちっと、え、整合性がないと、ま、ま、 引き付け作業がうまくいかないということ でなるわけです。で、はい。続いて2点目 ですね。実態の菩薩神との、え、文章管理 システムに登録された菩薩の同一化ですね 。で、当然、え、文書管理システムで 引き継ぎを行い、で、引き継ぎリスの元に 、え、当然ながらですね、実態のファイル を白済みして初期に移動します。ですから 、え、文書管理にシステム登録されてる ものと、え、実際の、え、菩薩がですね、 イコール関係にないといけないということ になるわけですね。はい。はい。え、続き まして、え、今度修事文書、規文書、文書 のですね、文書管理のシステムに、え、 登録する際にきちんと菩薩がなければです ね、間違った菩薩に登録する可能性も ございます。ですから、え、そういう意味 でも、え、菩薩1弾というの、え、構築が 重要ということになるわけですね。はい。 で、続きまして文書化システムの修字登録 、極力の効率化の登録ということで、あの 、皆さん、あの、え、職員様がいろんな、 ええ、移動がございます。で、そこで、え 、集文書の登録、規文書の登録の際にです ね、分類名がきちんと、え、記載された、 え、菩薩一覧でなければですね、なかなか 、え、ファイル登録の時に、ま、時間が かかってしまうっていうことがございます 。で、そういう意味では、あの、集案の ですね、法律的な登録ということになる わけですね、目的が。はね。で、最後の方 はですね、ま、先ほどから話してる、え、 実態の菩薩の適正な、ま、引き継ぎ作業と 、はい。抜け物がないような引き継ぎ作業 ということになるわけです。 はい、続きまして次のページに移らせて いただきたいと思います。 はい。え、菩薩試案の、え、算日ということでですね、ご説明をさせてたいと思いますね。 はい。あの、皆様から菩薩一覧は、え、ま、当然ながらですね、あの、総務様から頂いております。で、こちらはですね、対象ということで基本的な考え方をですね、記載したものになります。 基本、え、前年度ですね、令和6年度に 完結した公文書の菩薩1段ということの 位置付けで作成してしますということに なります。はい。で、個人で使用する資料 や書籍等は対象になります。これは当然 ですよね。はい。で、今度かこ1からかこ の3をですね、ちょっとご説明を差し上げ たいと思います。はい。かこの1ですね。 はい。え、前年度の公文書が基本となり ます。で、原則公務書が対象となりますと いうことでですね、皆さんも資料も たくさんお持ちで、え、いらっしゃると 思いますが、それはもう、え、記載する 必要はございませんということになります 。で、公文書の定義につきましては、あの 、情報公開条例のですね、第2条を、ま、 参考にしていただきたいと思います。で、 かこの2ですね、 保存危険が1年以上の公分者が対象となり ますということで、その年度内に廃棄する ものは対象外になります。はい。 で、この括弧の3ですね、こちらが ちょっとあの皆様あの分かりづらいところ だと思うんですが、常用文書になり、え、 対象になりますということで、で、下の方 に、え、常用のですね、ま、ちょっと下 定義をしております。はい。 えっと、質務式にある、え、上用分全て 対象になります。で、次が例などの 差し替え文書のファイルも回答しますと いうことになります。そしてですね、複数 年を続いとファイルも該当します。え、 こちらちょっとご説明さしてあげますと、 1年でですね、数枚しか発生しない文書が ございましたら、これは多分皆さん複数年 で綴ってると思いますね。で、それをもう 常用扱いをするということになるんです。 はい。だからそれも委長回答しますよと いうことになるわけですね。はい。 はい。続きましてちょっと下をそこして 保存期間の基礎日の設定ということで、ま 、こちらにつきましては改めてご説明 差し上げることはないと思いますが、え、 ほとんどの菩薩に関しましては翌年の4月 1日の記載ということになるということに なります。で、当然ながらでき年文章が ございましたら、まあ、1月1日からの、 ま、基算ということになるわけですね。 はい。 はい。では次のページに移らせていただき たいと思います。 はい。えっと、こちらにつきましてはです ね、菩薩見直しの、ま、あの、考え方って いうことで記載しております。で、え、 こちらですね、先ほども説明示した内容な んですが、ま、組織、え、改変に柔軟に 対応できる、ま、業務分類で見直しますと いうのが重要だということになります。 そして、あの、下の表の左側の方ですね。 はい。業務分のイメージと書いてます。大 分離、中分離、小分類ということで、で、 皆様のあの菩薩一覧はこの不法になって おります。ですから、ある程度の制度の 高い分類になっているということに、え、 お聞きしております。はい。で、下の方に またスクロールりしまして、で、国の ガイドラインはどうしてるのかと、どう いう記載なのかというと、やはりあの3 階層で、え、分ける回層構造ということを 推奨しております。 はい。え、続きまして、え、次のページ 文書分類の構築のこれも考え方に近いと 思いますが、これはちょっとコメを 差し上げたいと思いますね。はい。 ちょっと下の方にスクロールして、この図 をちょっとご説明を差し上げたいと思い ますね。はい。左側の方はファイル。皆様 に作ってる菩薩ですね。その菩薩を業務 内容でグルーピング取りまとめたものを ですね、それを要約したのがですね、 小分類になります。はい。で、小分類を またグルーピングしたのが中分類で、 中分類をまとめたのが大分類ということで 、え、分類っていうのはグルーピングなん ですね。で、下からグルーピングしてです ね、文章、分類名を当てることを積み上げ 方式と言ってます。はい。下からんですね 。で、積み上げ方式というのは、えっと、 各下の固定の、え、ま、ま、菩薩に関し まして当てはめる方が良いと言われてます 。はい。で、今度は逆ですね。大分類、 中分類、処分類が当てることを割り付けと 言ってます。で、この場合は、え、共通 文書、ま、例えば各で共通文書に関しまし て、総務家様の方で共通分離を作って皆様 の方に当てるというやるけど、これは 割り付け方式といってです。はい。です から基本的にはグルーピングって考えて いただければいいかなと思いますね。分類 のやりいうこと。 はい。で、続きましてページが飛びます。 12ページにですね、お知らせいただき たいと思いますね。 はい。えっと、この、え、ページに関し ましてはですね、皆様に分かりやすいよう にちょっと居酒屋なメニューという イメージで皆様にお伝えするという一応 ドキュメントになってます。で、下の方の ですね、ちょっとあの、下の方の左側の表 をちょっと見ていただきたいと思いますね 。分類3にいろんな飲み物がぶら下がって ます。そうするとこれは検索性が悪いと いうことになるわけですね。 で、なぜ悪いのかと言うと、1つの分類に たくさんの、ま、これファイル名称と書い てますけど、ま、飲み物の名称がずらと 書いてるんですね。こうすると、ま、 とってつもなく検索性が悪いということに なるわけです。で、次のページを見て いただけたいと思いますね。 はい、次のページの右側の表ですね。 この分、え、分離名の3の方に分離を 新しく追加してます。ビールとか中杯とか 日本酒とか少々とかですね。こういう分離 分けすることによって、ま、検索が上がっ ていきますよという基本的な考え方を こちらでご説明を差し上げてます。です から分離3にぶら下がるものは、え、最低 でも5以上で最大15以内に収めるという のが、ま、重要ということになるわけです ね。はい。 はい。続いて次のページに移らせて いただきたいと思いますね。 はい。こちらについては、あの、菩薩の 名称と保存年の設定の仕方ということで 色々書いてますが、ファイル名称の設定時 の注意事項のかの3ですね。ここを ちょっと読み上げたいと思いますね。 あまり意味意味を持たない用語ですね。例 ということで文書とか書類とかファイルと か綴りとかこれをできる限り用いないと いうことです。で、この、え、なぜ持ち ないかと言うと、あの、文書管理システム で皆様の方は菩薩1段を作って、あ、登録 して、で、それからセブ賞を出すわけです ね。で、当然ながらあの、文字の制限も ございますし、ですから余分なあのはです ね、ま、え、ま、削除していただく、消し ていただくということが必要だということ になります。これが1点ですね。で、続い て保存期間の決める基準でちょっと意識し ていただきたいことを今からご説明をさせ ていただいと思いますね。はい。保存期間 の設定の注意事項ということで、え、かこ の1ですね。はい。ちょっと読み上げます 。え、保存期間は角画でタンで割えること を決めます。そのために同じ文書でもに よって保存期間が異なることがありますと 。で、ここをですね、ちょっと端的に申し ますと、主観化で原本を、ま、保管保存し てる場合にその写しを、え、他の蚊では 保存年を短くして保存することができます よということになるわけです。はい。です から保存を短くすることによってですね、 排棄を促進していくということになるわけ ですね。はい。ですから利活用の期間だけ 保存を、え、設定するということが重要と いうことになります。 はい、続きまして次のページに移らせて いただきたいと思いますね。はい。 はい。こちらはあの皆様の方で菩薩の一覧 の見直しのポイントを上げてます。で、 ポイントは当然ながらですね、えっと、え 、5つ程度です。で、文書の分類、菩薩 名称、常用文書、基産日、保存年ですね。 はい。で、色々書いてますが、特にあの 常用文書に関しましてはですね、あの ちょっと読み上げますとコミュシのところ ですね、閲覧頻度ですね、年度内に3回 以上、え、閲覧がある場合は質に保管って 書いてます。ですから年に1回しか見ない ということで常用文書を扱いしてるものは 、ま、解除していただきたいということに なるわけですね。はい。で、実は解除する ことによって質がですね、感覚が良くなり ます。当然ながらそこに移動しますんでね 。ですからそこはちょっとポイントだと いうことでですね、需要を解除する市内を ですね、この、え、回数で決めていただき たいなと思います。で、保存年ですね、 あの、菩薩一の方では、あの、ま、先ほど 言機とお話がありましたが、文書化に規定 はまた改定されておりませんので、現代で はA念ということで入れていただければ いいかなと思います。はい。 はい。え、続きまして次のページに移らせ ていただきたいと思いますね。 はい。え、こちらはですね、え、ま、作業 の一応流れですので、え、ちょっと、え、 詳しくご説明を差し上げたいと思いますね 。はい。1次作業、2次作業、3次作業、 ま、最終作業ということでオレンジの部分 は皆様でやる、え、作業になります。 オレンジの部分ですね。ですから、第1次 作業と最終作業で、一時作業の方からです ね、少しご説明をさしてみたいと思います ね。 あの、弊社で、あの、現行の菩薩事者の元 にですね、加工した、ま、データ以降 フォーマットを皆様にご提供します。で、 それを令和8年度用として修正とをして いただくということになります。で、文書 分類名も、ま、記載しております。はい。 ですからそれを見ながらですね、ちょっと あの文名がちょっと、え、要約がおかしい になれば修正していただくとか、先ほど 言ったように1つの分類にたくさんの ファイルがぶら下がってるんであれば 新しく、ま、分類を追加するとかですね、 そういうことの、え、意識で、ま、修正、 え、追求をしていただければいいかなと 思います。はい。で、皆様の方で、え、 修正追したものに関しまして、弊社の方で それをまた政策をいたします。はい。ま、 チェックするということですね。で、その チェックの後に各1時間程度ですね、あの 、その菩薩1弾に対しましてデクチャーを 行います。はい。で、デクチャーが終わっ た後にまたオレンジの最終作業ということ で、え、再修正をしていただくということ になります。ですからそれで最修修正する ことによって、ま、完成度が高まるという ことになります。で、これ、これが1年の 流れになるわけですね。はい。ですから、 え、ま、デチャーの方もですね、皆さん、 ま、あ、当然ながら各1時間程度ですから 、お時間作っていただいてですね、 デチャーにちょっと参加していただきたい と思います。はい。 はい。続いて次のページですね。はい。え 、こちらは、ま、データ以降の フォーマットの記入方向って書いてますが 、あ、えっと、ま、皆様の方は完成度が 高いというのと、当然ながらボリューム名 がも記載されてるものをお渡ししますので 、え、この内容でですね、ま、記入して いただければということを、え、思って おります。はい。で、下の方の表がこの サンプルになります。はい。 はい。続きまして次のページに写らせて いただきたいと思いますね。はい。 はい。えっと、こちらにつきましては、 あの、先ほどの、え、説明と調するところ があるんですけども、あえてもう1度ご 説明をさし上げたいと思いますね。分類名 の記入方法、ま、類事事項についてですね 、ご説明をさし上げたいと思いますね。 はい。 ちょっと画面を大きくします。はい。え、 こちらですね。分類名1、そして分類名2 ですね。そして下の方に、え、分類名2、 あと分類名3ですね。これが1対1の関係 だけに収まってるものがあるとすればです ね、こちら書いてます。え、分離1と2 ですね。1にぶ下がってるものが2、え、 分離2ですね。これが1つしか作成されて ないというのがもうこれ問題になってる わけですね。ですから1つしかこら下がっ てる分類は他の大分類にの、え、分類に 吸収していただくということが必要だと いうことです。はい。これ第2分流も一緒 ですね。はい。 これはもうちょっとご理解いただいたかな と思います。で、続きまして下の方に スクロールして、これは先ほどの膝 メニューと一緒です。第3分類に ぶら下がってるものが15以上であれば第 3分類をですね、もう1つ増やしてそこに 移動するというお考えて一応修正して いただければなと思っております。うん。 はい。え、続きまして次のページにおらせ ていただきたいと思いますね。 はい。え、こちらにつきましては作成粘土 と考察燃焼ということなんですけど、作成 年度についてのでね、ちょっとお話をさせ たいとですね。はい。はい。え、加年度に 、ま、ちょっと読みたいと思いますね。過 年度に作成した常用文書はどの作成年度を 記入しますということで、条用文章をです ね、例えば3年前に作成したということ なれば3年前の年度を、ま、気にして いただくということになります。で、もう 1つこれちょっとあの、その内容とガラリ と変わりまして、毎年発生する枚数が 少ないための複数年度、これを常用という 文章にするというお話を差し上げました。 これにつきましては、あの、最新の年度を 記入するということになります。はい。 ここがちょっと違いがありますね。はい。 ですから加年度に、え、策文書は複数年を 綴っていない。え、常用文章ということの 位置付けになるということですね。はい。 はい。続きまして次のページに移らせて いただきたいと思いますね。 はい。 えっと、こちらの場合ですね、あの、ま、 上の方の表からちょっとご説明を差し上げ たいと思いますね。保存期間の、ま、気流 方法ということで、えっと、例えば、え、 条用文書でですね、例えばシステムを、 こっち書いてです。しても切り替えた後に 記するということになった場合に 保存期間は5年という設定はできますが 保存満料年度っていうのは記載仕様がない んですね。 当然ながら切り替え時期が明確ない限りは その場合は未定とま、常用というのを 当てるということです。はい。当然そう ですよね。もういつが切り替えなのかって の分かないと記産仕様がないということに なりななります。はい。で、続きまして、 え、下の方にちょっとおそらせていただき ますね。これがちょっと重要なポイントに なります。 はい。えっと、ですね、皆様のA念文書の 中に 例えば記がいつから始まるか分からないと いうことでA念文書にしてるものもござい ます。当然ながらですね。 そこはA年文書ではなく保存期間は10年 と当てて保存満料を見てということになる わけですね。はい。当然ながら、あの、今 あるの文章の中にはもしかするとその、ま 、例えば設備廃止からもう10年経ってる ものも永遠として潮付け状態の文章もある かもしれませんですから、え、永年文書と いうのは、え、ま、言えば、え、基算が美 がはっきりしないものは永年と当てるわけ ではなく、ま、未定というのを当てると いうとですね、当然ながら保存期間は、ま 、下のあるように10年というのを当てる わけですね。A年ではなくてですね。そう いう影記載の仕方をしていただきたいと 思います。はい。 はい。続きまして、あの、最後のページの 、え、説明になります。はい。えっと、 あの、多分手元の資料もあると思いますが 、ちょっと参考資料についてですね、ご 説明を差し上げたいと思います。で、参考 資料はですね、いくつか用意さし上げて ます。1つ目が歌詞の菩薩1ですね。はい 。で、これにつきましてはEELで提供し ております。ですから皆様の方で足の、え 、菩薩1を参考にしながらですね、分類名 、あと菩薩名とかですね、当てていただき たいと思いますね。はい。で、続きまして 文書分離表ですね。これもあの他の、え、 事例も一応ですね、で提供しております。 で、続きまして今度は保存に関する一応 資料ですね。これにつきましてはエル と、え、PDFで提供してます。で、 Exelに関しましてはですね、あの、 条文まで入っております。だから皆様の方 でその情報文を見ながらですね、あ、 間違いないなということもですね、確認 できるような資料になっております。 で、最後の資料が、え、菩薩一覧のQ&A 集になっております。で、これにつきまし ては、あの、え、各時代様からのご質問を 集めたQ&Aの収ます。そして今後ですね 、この研修会でご質問が午前中もござい ました。その質問内容もですね、追加して 皆様の方には掲示板などで、ま、ご適用さ せていただきたいと思います。はい。はい 。え、これでですね、あの、一応ご説明が 終わります。え、ご成聴ありがとうござい ました。 はい、どうもありがとうございました。 それでは、あ、ただいまから質問の時間に 移りたいと思いますが、あ、今の話を聞か れて何か質問 ございますでしょうか? はい。えっと、多分今の説明があって、え 、すぐ質問でいうのは、あ、なかなか 珍しいと思いますので、えっと、もう1度 お 今度皆さんにやっていただくことの整備の 方をしたいと思います。えっと、今日この 説明会が終わった後、えっと、皆さんの方 にやっていただきたいこととしては、え、 菩薩一覧表、あの、どうやらこの菩薩一と 戸が使っているのは方言たくって、え、 全国でこの菩薩一覧表という言葉の方は 通用しないようであります。あの、 ファイル基準表っていうのが、あの、全国 に通用する名前らしいんですが、ま、あの 、菩薩一覧表という方言の方で、え、隣み は進めたいと思いますが、この菩薩一覧表 について、え、見直しを行っていただき ます。え、毎年菩薩1段の見直しっていう ようなことをしていただいておりますが、 え、それでもげ実際にそれぞれのあの部屋 にあるファイルの名前と一覧表の名前の方 が一致しないっていうのが結構あると思い ます。それで、え、今度皆さんにやって いただくのはその菩薩一難表についてを 本当にその現実にあるものに合わせるよう にして、え、 1番表の方の整理をしていただきたいと いうことです。ただ勝手に結構自分の好き なように名前をつけたりにしているような ファイルっていうのがあると思いますので 、え、それらについて他市ではどのような そのファイルの名前にしているかとか分類 をしているかっていうのを先ほど言われた 参考の資料、そのexelの方があのNI コラボのところにあの配りをしてあります のでそちらの方あの確認していただいて見 ていただければなと思います。あとおもう 1個参考の資料としてそれぞれのその事業 というかえっと仕事の分類ごとにえっと 法律の一覧とか保存電源何年や対応なもの を書いたようなexelの方もございます 。こちらの方なども見ていただいて保存年 とかあ、そういったようなものをちょっと 整理をしてください。その整理をして いただいたものを今度、え、関西レポート さんのところに全部渡します。して渡した 後、いや、この文はちょっとどうなのとか 、あ、保存電源の方はどうなのっていう ようなことを、ま、確認していただいたり 、整理していただいたものがまたこちらの 方に戻ってきますので、え、その戻って、 戻ってきたものでまた、あ、分類の方を、 え、確認をして整理をするというような ことをお願いしたいと思います。え、それ をやってった後、えっと、今年、う、 モデル化して企画政策化、総務化、あ、 財政、DX推進化の4つの蚊が、え、A念 文書について、要は永久っていう保存年齢 になっているものについて、え、確認をし て、え、その永久が30年にできないかと か20年にできないかとか期限をちょっと 確認をして捨てれるものは捨てていきます 。それを今年やってみますので、来年度 今度はそれぞれ皆さんの方でまたモデルと して、え、割り振らせていただきますので 実際に文書の廃棄とか、あ、そういった ようなことに進んでいくと、そのために まだあの必要になってくるのは今から皆 さんに作っていただく、確認していただく 菩薩一覧表になりますので、今のうちから そうやって整理をしていただければ来年 廃棄する時にやりやすくなるよということ ですいません。ちょっとあのそれぞれの皆 さんのお仕事がある中で、え、ちょっとお 時間をいただくことになりますが、この 菩薩1弾というの整備の方を、え、 よろしくお願いしたいと思いますのでお 願いいたします。それと先ほどあのテレア さんが言われたように今日今質問はなかっ たかもしれませんがこれどうするの?あれ どうするのっていうことが出てくると思い ます。え、今あのExcelの様式みたい なものは作りたいと思ってるんですが、 何かあったら総務化の方に聞いてください 。ただ私がそのまとめたものをまた、あ、 関西レコードさんの方に出して、え、 Exelで回答いただきますので、NIの ところにそれぞれ質問があったものの答え の方を載せていってますから、またそれら を参考に見ていただいて、あ、こんな分類 すればいないねとか、これはこういう ルールで動くんやねとかいうことを確認 いただきたいと思います。はい。えっと、 何か質問なこと ですか? はい。え、では、あの、先ほども言いまし たように何かありましたら総務の方に見て ください。えっと、身長者に移るが、えっ と、までの間にその文書の画を整理して、 え、初も少なくして、で、少ない文書を 持って身長者の方に移動したいと思ってい ますので、できるだけ整備して、え、捨て ていくような形で、え、やりたいと思い ますのでよろしくお願いします。それでは 、あの、テリアさん、本業どうも ありがとうございました。 それでは皆さんもどうもありがとうございました。これで研修会を終らせていただきます。どうもありがとうございました。 された。 え、それでは始めさせていただきます。 本日はお忙しいところ 誤一欄の見直しにかかる研修会次ご参加 いただきありがとうございます。え、ご 案内をしておりました時間になりましたの で、え、ただいまから始めさせていただき ます。え、まず始めに二端総武課長からご 挨拶します。 え、皆さんお疲れ様です。え、あの私の方 からこの研修が始まる前にごます。皆さん ご承知の通り、ま、コロナ禍を得て、ま、 全国的にDXとが出されて、ま、本市に おいても皆さんのタブレット端末のため、 ま、昨年度からしましたツト管理システム 、そして、え、そして大験始まったロボ ホームの導入によってベレスや事を また、あの、定期的に そこ整備等の案内をさせていただいており まして、文書の作品にも取り組んでいる ところなんですが、ま、この後身長者整備 が、え、数年後にあります。ま、それを経 としてこれまで以上に文書料の作減をねる ことが必要になっています。また、あの、 行政文書の電子化などいわゆるICCを 活用した神を極力使わない、新たな働き方 というのが重要になってきます。え、昨日 EPRの、ま、説明会もありましたが、 そういったもののベースになるのに、え、 いわゆる行政文書の電子化、え、等も、え 、踏まえて業務プロレスの検証をしていく と、そしてこれまでやってきた仕事のやり 方が、あの、法律的なのかどうかという ことも検証していただいて、ま、利便性の 向上とかに務め必要があると考えており ます。で、加えまして、ま、私も含めてた んですけど、ま、また市の職員の文書管理 に対する意識改革が必要だと考えており ます。あの、今回業務委託の前に先進を 出殺してきましたが、え、しっかり 取り組んでいるところはあったんですが、 逆にこれ始めた時は良かったけれども、 もうすぐ数年経つと前の通りに戻って しまうというところもございました。ま、 あの、私も入ってから30年同じような 文書管理のこの弁析をやっているものが 大幅に変わってるとなかなかついていけ ない部分も出てくるかもしれませんが、今 この身長者整備を前に、え、ま、この しっかりと新たな、え、やり方を身につけ ていく必要があると感じております。で、 今回、え、3年度だけじゃなくて今年から 3年かけて時見直しを行ってまいります。 ま、具体的にはこの後関西レコード マネジメントの担当者の方から説明して いただきますが、え、文書料の削減を図る ため、ま、健康の菩薩一覧表の見直しを 始め、いわゆる年文章、永久保存をしてる 文章がかなり戸はたくさんあります。ただ これは文書管理規定上10年以上という 規定がないもので、え、永年文書にして いる部分もありますので、そこを法的に 永年文書にしなければならないもの以外に ついては有限化、例えば30年とか20年 とかそういったものを設定して不要なもの については捨てるとこういったことを、え 、この3年間の中でしっかりと取り組む 必要があると感じております。え、また、 あの、昨年度から導入しました文書管理 システム。こちらも一定程度進んでおり ますので、昔に比べて紙文書は確実に減っ ておりますが、え、一部やはりまた紙で 回す部分もありますので、これを運用 マニュアルをしっかり作って極力、え、 電子で回すというようなことを、え、 取り組んでいきたいと考えております。え 、ま、今回あの業務委託をプロポーザル するにあたって使用書では極力あの職員の 負担が少なくなるような提案をして いただいた、え、業者さんに、え、受けっ ていただくことを考えております。あ、 考えております。いますか、そういった 業者さんが選定されております。ま、この 後、え、スケジュール等の中でどういった ことを職員さんの本職員にやっていただか ないといけないのかいうことを説明して いただきますが、あの、少なくとも極力 業者さんがあのサポートしてもらいますが 、どうしても職員でしかできないことも あります。こちらについては皆さん大変だ とは思いますが、ま、このタイミングで やらないと、え、将来的にも、あ、もっと 大変になるということも分かっております ので、え、説明会で趣旨をご理解いただい て、え、各に戻られてもそういったことを 共有していただきたいと思います。 よろしくお願いいたします。 え、それでは、あ、続き、えっと、本日 研修会の講師を務めていただく方をご紹介 いたします。え、今回文書欄に適正支援 業務を受宅いただきました関西レコード マネージメント株式会社コンサルティング 事業部チーフマネージャーのテルヤスペ さんです。 本ネとテ屋さんを中心とする関西レコードマネージメントのマネージメントの皆さんには文量を削減するための現状調査や菩薩一覧の政府などのためお力をお貸しいただきます。それではレアさんよろしくお願いします。 はい。え、一言ご挨拶を差し上げたいと思います。え、今日はですね、本当にお忙しい中ね、あの説明研修会に参加いただきましてありがとうございます。 あの、弊社の方はですね、あの、北は 北海道、南沖縄までですね、いろんなあの 時代様にご支援をさせています。で、中に はですね、やっぱ身長者移転の前にも すごく分子量を減らしてで、身長者に移転 しまして本当綺麗な、ま、事務所でですね 、お仕事をされてるっていうのも個々反見 しております。ですから今回はですね、 もうあの菩薩以の見直しもございますが、 文書料を減らす、そしてあの文書管理と いうのは短年度だけで終わりませんので 定着するのは5年度という言われており ます。ですから、え、そういう意味では 今日もですね、研修会も皆様の知識と技能 の習得にお役に立てればいいのかなと思っ ておりますので、1時間程度ですけど よろしくお願いいたします。じゃあ着席 いたします。 はい。え、ちょっとレジメの方からですね 、あの、資料は、え、2種類です。あの、 公文書管理4とはということで、ちょ、 ちょっと重たいお話になります。で、その 中で、あの、今後のスケジュールも含めて ご説明をさし上げたいと思います。で、 かこの2がですね、菩薩一覧の作成、え、 手順書ですね。はい。え、これにつきまし ては、ま、どちらかとガイドラインの 位置付けで皆様の方でこう判断して菩薩 一覧を見直してくださいという内容になっ てます。で、最後が失業ということでです ね、え、流れでご説明を差し上げます。 じゃあ、早速ですね、公文書管理法という ことの資料をですね、ご説明をさし上げ たいと思いますね。はい。 はい。え、ページをめくりまして、 ちょっとあの、え、画面をちょっと拡大 いたします。はい。えっと、このあの、え 、ページはですね、自治体の取り扱いに よるアンケート調査の結果です。で、毎年 あの総務省の方でですね、アンケート調査 を行っております。で、アンケート調査の 方のこのグラフの方は高いところは、ま、 関心がある、今取り組んでるという内容に なります。そしてですね、そのグラフの中 で、え、赤く囲ってるところがございます 。はい。こちらがですね、あの、あの、 文書管理に関わる、え、内容になっており ます。で、1つ目は、あの、先ほども同じ 話しかったのBPRですね。はい。あの、 無常にシステムとかペーパーレスリスカで 模業を改革する。で、続きまして、え、 腸内のペーパーレスの推進ですね。はい。 ま、これはスペースの有効活用ということ も含めてのお話になります。で、3つ目が あの電子文書の管理、電子決済の推進です ね。はい。あの、現在ですね、あの、電子 決済、これ文書館にしても電子決済ですね 。あ、全国で大体6割程度入ってます。 はい。で、今後もですね、あの、これは 加速していくんじゃないかなと言われて おります。はい、続きまして、え、次の ページに移らせていただきたいと思います ね。はい。 はい。えっと、こちらにつきましては、 あの、自治体xの全体像そしてハビの、え 、の、え、現状ということでですね、ご 説明を差し上げたいと思います。はい。 あの、総務省の方から毎年治体 DX全体手人書というのが出ています。で 、あ、毎年改正をされておりますが、え、 特に、え、ポイントになるところを ちょっと読み上げたいと思いますね。 はい。え、業務プロセスのデジタル化の 状況ということで、ま、先ほどの、え、お 話と調じますが、ペーパーですかね、 そして電子決済、そして書面対面の見直し 、そして行政手続きの問題化ですね。これ が、ま、重要なポイントだということで、 総務省の方は自治体DXの定示書の中に 毎年記載されております。で、これを 踏まえた中で、え、ま、本市の現状という ことをですね、ちょっとご説明を差し上げ たいと思いますね。はい。ちょっと 読み上げます。はい。え、図市庁整備の 検討に関する報告書令和4年ということを ちょっと引用した内容になります。で、下 の方ですね、庁に必要な機能というのが、 え、丸1から丸4までございます。で、 特に丸2ですね、スペースの有効活用です ね。はい。これにつきましては当然分量を 削減することによって、ま、スペースの 有効活用の幅が広がっていくということに なるわけですね。はい。はい。そこでです ね、ま、え、戸様の方で、ま、課題は何な のかということをですね、少しご説明を 差し上げたいと思いますね。はい。庁者 移転を想定したスペースの有効活用の課題 ということで現在と諸庫が不要文書等で スペースの有効活用ができてない状況で あると。で、また国の推奨してる紙の電子 機についても町内での仕組みが構築されて いない。そのために身長者の欠の、え、 増大も懸念されるというのがあの現在の 課題ということで認識していただければ いいかなと思います。はい。はい。それを 踏まえた意味で、え、必要な行動、ま、 課題解消のための必要な行動といくつか 上げてますが、え、今回の沖きのポイント は文書削減の、え、ま、かこ廃棄の判断に 必要な、あ、必要不可欠な、ま、菩薩1な んですね。これを見直すということが、ま 、1番重要だと兵士は考えております。 ですから、え、そういう意味では今回の ボナス一覧をですね、皆様に見直してさせ ていただいた後に、ま、システムの方を 含めてですね、電子化を、え、推進して いく、促進していくということになります 。 はい。え、続きまして次のところをめくっ ていただきたいます。 はい。え、こちらの方は皆さんご存知かも しれませんが、あえてもう1度ご説明を 差し上げたいと思います。え、公務書管理 に求められることですね。え、3つござい ます。下のちょっと見ていただきたいと 思いますね。はい。え、こちら公務所管理 の原則っていうことで、え、1番、え、 公文書の管理を適正、え、効率的に行う ことということで、その中で昨ですね、 ファイルサーバーですね、これもあの、ま 、電子文書の管理で重要だと言われており ます。で、あ、自体様においても企業様に おいても、あの、ファイルサーバーの方が ですね、非大化視してる傾向がございます 。そして運用ルールもないというのが、ま 、現状だと思いますね。ですからここは、 ま、適切な共有フローダーの管理という ことで電子文書もきちんと管理していき ましょうということになります。はい。え 、続いてですね、その下にある文書管理 システムの活用による電子決済、保存管理 の促進ということで文書管理システムで、 ま、紙電子の一元管理を行うということ ですね。ですから皆さん、今電子決済はお 使いになっていらっしゃると思います。 はい。ま、それだけでなくてですね、今後 は文章管理システムで実態のファイルです ね、公文書のファイルも、ま、管理して いくということになるわけですね。はい。 続きまして、え、2番目の方ですね。情報 公開条例等に及び、え、個人情報方法の 適切な運用のための公文書管理ということ で、で、特に、え、公文書に記載された 個人情報の管理ですね。え、これはあの令 和5年度に個人住所の方法が大きく変わり ました。で、え、いろんな自体様から文書 管理システムで個人情報をどう管理して いいかということのご質問は多いです。 はい。例えば用る情報とかですね。はい。 匿名個人情報とかですね。え、そういう ものをほんで電子キャセでどう話せばいい かというご質問も当然ございます。です からここもま、重要なポイントだという ことになります。 はい。え、続きまして永続的な保存価値の ある、ま、歴史的、え、歴史公文書等の 適切な管理を公開ということで、あの、 先ほどあのA文書の、ま、勇気化30年と いうことの、え、設定をするというお話が ございました。で、当然だからその中には 、ま、歴史的な文章もございます。です から最終的には歴史的な、え、評価選別も もう重要ということと、あとこれは栗の方 が、え、特に、え、推進して行ってること なんですが、デジタルアーカイブというの も今後ですね、いろんな自体様で、え、ま 、そういうことをやって情報格差をなくす ということがですね、え、今後求められる ということもございます。 はい。え、続きましてですね、え、次の ページに移らせていただきたいと思います 。 はい。え、こちらはですね、地方工業団体 の文書管理ということで、公文書管理法に ついてですね、少し触れてみたいと思い ますね。はい。はい。えっと、え、公務所 管理はですね、平成23年の4月に出行さ れました。で、え、その時のですね、あの 、ま、え、ま、福田総林として神々、あ、 上川、え、衆議院ですね。え、その曇りで 、え、作った法律と言われております。で 、神川衆議院議員に関しましては、あの、 アメリカのシクタクに務められて、で、 アメリカの公務所でやっぱりあの、ま、え 、歴史的な公務書とかってのいうのを検索 をしてすごくもうあの、ある意味では、ま 、ま、ま、国として上げて、ま、そういう 歴史的な文章も管理してるということを 感動されたとお話をしております。で、 じゃあこの法律ができたんですが、え、 じゃあ超公共団体はどうあの対応すれば いいのかと言うと、この、え、34条では 努力義務ということになってます。はい。 じゃあどういう努力義務をすればいいのか というのが下の方の表になっております。 で、括弧の1からの6ですね。はい。で、 特に、え、かこの1ですね、同一的な管理 ルールの策定とその徹底で、これにつき ましては文書管理規定の改定とかですね、 運用マネルとか、ま、先ほどあのね、お 話しめたファイルサーマの、ま、 マニュアルとかですね、こういうものを、 え、徹底的にですね、え、統一まのルール を策定する必要があるということをよく 言われております。で、かこの6ですね。 公文諸島の管理を適生活効率的に行う研修 の実施。はい。あの、先ほどですね、課長 様がも話がございました。えっと、 やっぱりあの、文書管理では短年度で 終わるわけではございません。はい。です から5年スパンでを考えてですね、ま、 毎年ブラッシュアップしていくとそのため には職員様の研修が必須でございます。 ですから処刑様の知識と技能を習得して いただくというのもですね、ま、施策の中 の重要なポイントだということを弊社と 考えております。はい、続きまして次の ページに嘘らせていただきたいと思います ね。はい。 えっと、公務所管理法が設施行された後に ガイドラインが出ました。で、令和4年の 2月にですね、大きく、え、全分改正がさ れました。はい。ここで、え、重要の ポイントをですね、ちょっと読み上げたい と思いますね。はい。え、上の方の赤い 文字のところですね。適切にスキャナー等 を読み取ること等により、え、電子媒体に 変換し、当該電子媒体の文章を製分として 管理することができるということを、え、 一応記載されております。はい。え、この ガイド欄がですね、改正があのあった後に いろんな事態様から、ま、A務省を、ま、 電子化して廃棄できないかとかですね。 ですね。で、通常あの原用文書の就事文書 も、え、電子拝棄できないかという色の 問い合わせさがございました。で、現在は ですね、あの色根様は文書管理システムの 、え、修登録の場合に紙に対しましては 電子化してですね、あの廃棄して るっていうところで文章を削減してるとか が多いです。で、当然ながら全てが、ま、 電子化できるわけではないのでですね、ま 、あの、電子化できるものとあ、できない ものというのを区別しながら、ま、電子化 して紙を、ま、削減していくということに なります。ですからそういう意味ではこの あのガイドラインが全部解説されたことは あの電子化をすごく促進してる、え、内容 になったということになるわけですね。 はい。え、続きまして今度概要 スケジュールについてですね、ご勧めをさ せ上げたいと思います。 はい。え、このスケジュールの方にあの 矢印の色があります。ま、グレー、え、 水色、オレンジですね。で、グレーの部分 は弊が死体で行うことで、水色が、え、 共同で実施。そして、え、オレンジの部分 が、ま、諸民様が、え、ま、やる、ま、 主体である作業ということになります。で 、この矢尻のですね、長さですね、これに つきましては、あの、この期間で実施 するっていうことで、その期間ずっとその 作業を行うということではございません。 え、その期間で実施するということです。 で、左側が項目で、その右側が作業内容 です。で、え、上の方からですね、少しご 説明を差し上げたいと思いますね。はい。 え、文章量の削減作業。これにつきまして は、え、3番、え、文章の調査、え、これ 、あの、えっと、先週を行いました。で、 モデル化の4日だけですね、ま、調査を 行って、で、目標を立てて今年度ですね、 もう削減活動を行うということになって おります。そして、え、文書の削減の研修 会、ま、これにつきましては前下で全下で はなく、モデル化だけ、ま、ま、研修会を 行うということになります。で、モデル化 に関しましては、ま、6番目ですね、長期 文書、A念文書の目録をですね、弊社の方 で、え、作成いたします。で、先ほどあの 、文書の調査が行った、あ、中に当然N 文章がたくさんございました。それを目を 作成し、それについて評価性別ですね。ま 、いえば延長するのか愛棄するのかですね 、あとは、あ、歴史的な文章なのか判断し てですね、ま、廃棄できるものを特定する ということになります。はい。ですから、 ええ、削減作業につきましてはモデル化に 様にとっては10月から、ま、2月までの 作業が入るということになるわけですね。 はい。続きまして、え、現状調査の方です ね、え、ご説明勧めさし上げたいと思い ます。はい。アンケート調査ですね、10 番目。え、これは全下が対象です。で、 全下ですが全職員さんが、え、対象では ございません。はい。え、係かかりで、あ 、2名ほどですね、代表でアンケートを、 え、答えていただくということになります 。で、アンケートの方はですね、大体、 えっと、設問を30問で選択式になって おります。ですから30分あればですね、 ま、お答えが可能だと思います。で、総務 様から正式な、ま、ご案内が、え、ね、 この後のですね、それもアンケート調査さ せていたあ、していただければなと思って おります。はい。で、続きまして次の ページに移らせていただきたいと思います ね。はい。 はい。えっと、菩薩1の整備ということで 、ま、え、14から始まり21ということ で、で、え、14ですね、現在皆様の菩薩 一覧を弊社の方で、ま、収集分析を行って おります。で、え、現段階では、あの、皆 様の菩薩一覧はですね、ある程度あの、 制度が高いものだと、え、弊社は、え、 考えております。はい。で、この菩薩一覧 の方を見直しの勉強会の後にですね、弊社 の方でフィードバック、あ、弊社の方で、 え、一応ですね、え、ま、皆様から頂いた ものを若干修正したものをご提供して、で 、修正してフィードバックして、そして ですね、最終的な再提出をしていただいて ですね、ま、え、文書化システムにもう 移行するこの流れが、ま、14から、ま、 19までの流れということになるわけです ね。はい。 そして文書管理ルールの、え、等の策定 ですね。これにつきましては水の矢印が 入ってます。で、こちら総務家様と協議を 行いながらですね、はい。あの、文書管理 の、え、システムの運用マニュアルとか ファイルサーバーの運用マニュアルとか 策定し、そして皆様の方に3月にですね、 ま、研修会を、え、実施するということの 、スケジュールになっております。 はい。えっと、最後の、え、ページの、え 、長ですね、ええ、お勧めをさし上げたい と思います。で、こちらに関しましては 職員様の研修会の実施の、え、内容になっ ております。で、ノべですね、8回程度 ございますが、当然ながらあのモデル化に 対しますあの削減研修会はモデル化だけの 該当になるということでです、前回の方は 、え、今回の菩薩見直しの研修会、そして 、え、3月の無職管理ルールとの、ま、 研修会ということになるわけですね。はい 。 はい。え、続きまして次のドキュメントに ちょっと説明をせていただきたいと思い ますね。 はい。え、こちらはですね、菩薩一覧かこ ファイル基準表の作成と書いてます。で、 実はですね、あの、一般的にはあの、菩薩 1弾というのはその呼び名はなくて、 ファイル基準表って言ってるんですね。 はい。で、もしくはご分類基準表というの が、ま、正式な名称になります。はい。 で、次のページを、え、ちょっと、え、 そうですね、え、2ページ、あ、1、2 ページですね。あ、すいません。1ページ ですね。え、こちらちょっと見ていただき たいと思いますね。定義というとこ少しご 説明を差し上げたいと思います。はい。 先ほどあの菩薩事案っていうのはファイル 基準表ですよというお話をさせました。で 、この中にちょっとあの菩薩一覧とか菩薩 ファイル、保存機関、行政文書というのが 、ええ、出てきます。で、その中にまた、 え、公文書とかですね、保存年とか いろんな、あの、用語が出てきますので、 この用はこういう定義で解釈していただき たいなということで、この、え、ページを 作っております。 はい。次のページにせていただきたいと 思いですね。こちらから本格的なあの、 そうですね、え、説明のページになります 。はい。えっと、こちらはですね、 慣れ向こうの、え、統計と言いまして、実 は有名な統計なんですね。で、これはあの 、ま、アメリカの統計会社が一般ビジネス 文書の利用を、ま、調査を行った結果です 。で、このグラフをですね、ちょっとご 説明を差し上げたいと思いますね。 はい。このグラフは縦の線は運種の利用 頻度です。で、横が、ま、軽年ですね、何 年経ったかということですね。完結して、 で、文書の利用頻度というのは、ま、半年 を過ぎるとほとんど、ま、利用しないと いうのが統計上、え、調査の結果出たと いうことになります。ということはですね 、ま、例えば質に複数年度経った公文書を 置く必要はないということになるわけです ね。はい。ですから、あ、当然ながらです ね、ま、初の方に移動していただくという ことが、ま、質の環境が良くなるという ことになります。で、こういう統計額のお 話を元にですね、次のページに説明を作ら せていただきたいと思いますね。 はい。え、次のページは、あの、右側の方 に色々、あの、えっとですね、文章書いて ますが、ちょっと左の図を見ながら皆様の 方にはですね、ご説明を、え、差し上げ たいと。 はい。左側の上の方ですね、1年目ですね 。はい。えっと、こっちにキャビネットが あります。皆さんもこういうキャビネット お使いになってると思いますが、 キャビネットの冗談には令和7年度ですね 、今年度ですと。そして常用文書、ま、 マニュアル系とかですね、ずっともあの、 ま、お使いになる、ま、公文書ですね。 これを置かれてると思います。で、下の方 にはですね、前年度の文章を置くというの が基本的な、ま、キャブレットの使い方な んですね。で、これが2年目になりますと 、で、上に入ってた、え、上段に入ってた ものが下に移動して、下にあったものが、 ま、初に移動するですね。で、上から下に 移すことを移し替えと言ってます。で、下 の方から処に移動することを引き継ぎと 言ってます。はい。ですね、これがあの 基本的なキャビネットの使い方なんですね 。で、先ほどあの統計額のお話を差し上げ ました。ですから質の意には原年前年の だけおいてその他の文書はもう初去に移動 するというのがま、適切な加の仕方という ことになるわけですね。はい。で、初期に 、ま、移動する配化した後で保存電源が 満料になりますと、当然ながら、ま、廃棄 でもしくは歴史的な文書であればですね、 ま、公防書候補者にも移管するとこの1連 の流れをきちんとですね、回していく。 これが文章管理のライフサイクルという ことで、え、1番あの文書管理が適切に 行える、ま、実態管理になりますが、特に 重要なポイントだということになるわけ ですね。 はい、続きまして、え、次のページに移ら せていただきたいと思いますね。はい。 はい。えっと、こちらにつきましては文書 の作成から管理に至る流れ。これ文書化に しても同の時計の流れになります。で、皆 様の方は現在この流れに沿ってですね、 文書管理の、え、収集登録とか規案登録と かを行っていると思いますが、え、下の方 のですね、こ、こちらの像を見ていただき たいと思います。7番目ですね。はい。 えっと、質内から初後に移動する場合にで 、菩薩一覧がですね、きちんと整備され てるところは当然ながらですね、文章管理 システムからあのバーコードがついたもの を貼り付けていらっしゃるんですね。その バーコードを使って保存箱、そして初期の 配化情報を、え、文書化システムに登録 することによってですね、ま、どこにどう いうファイルがあって、どの段に入って いるということが、え、文書化にしても 検索できるようになります。当然ながら初 に文章を探しに行くんじゃなくて取り出す というイメージですね。で、これが、え、 できるようになるためには菩薩1段の整備 がもう、え、きちんと行ってないとこれが できないです。はい。ですから、え、菩薩 の整備がもう必須ということになるわけ ですね。はい。で、え、こちらの赤い部分 をちょっとですね、読み上げたいと思い ます。はい。え、文書の完結の登録。え、 これにつきましては修文書はケアを綴る ファイルへの登録作業ということで基本的 には文書管にシステムとファイルはジタ ファイルと1対1の関係ですということを 記載してます。はい。で、当然ながらです ね、基本って書いてますので、え、完全 電子化っていうのもあり得るんですね。 文章をですね、ま、電子のまま登録しで、 電子決済を回し、発想をですね、ま、え、 メールでやる。そうすると一切の紙が出 ないということで、え、そういう意は、ま 、当然なですね、1対1の関係にならない ということになる可能性もあります。 ただし、え、紙の文書が存在してファイル してる代わりにはもう、え、文書化に システムのでね、菩薩一覧と成功性が、ま 、きちんと整ってないと、え、いけないと いうことになるわけですね。はい。 はい。え、続きまして次のページに移らせ ていただきたいと思います。 はい。え、こちらにつきましては文書の ですね、あの、あ、菩薩一覧の役割につい てですね、ご説明をさし上げたいと思い ますね。あの、えっと、ポイントは、えっ と、5つございますが、1番重要なのは、 え、括弧の3ですね、保存年表としての 機能ということで、菩薩1段を、え、性別 整備することによってですね、保存電源 ですね、廃棄年度ですね、こういうものが きちんと加ができるということになります 。これ、ここが、ま、機能としての ポイントということになります。で、かこ の4ですね、菩薩一覧、え、菩薩の所材 管理ですね、廃棄表としてということで、 先ほど文書にシステムでバーコードで加入 すればですね、当然ながら、ま、あそこの 、え、前でどこにどのファイルが入ってる ということが検索できますから、当然皆様 の方はショに行って、ま、取り出すという 作業になるわけですね。探すということで はなくてですからかの3かの4というのが 、ま、役割として大きいということになる わけです。 はい。え、続きまして次のページに移らせ ていただきたいと思いますね。はい。 はい。え、菩薩一覧の見直しの目的。ま、 先ほどからですね、色々あの菩薩一覧の、 え、見直しが重要ですよという色々お話を 差し上げました。え、ここでですね、 見直しの目的をですね、きちんと皆様あの にご説明さし上げたいと思います。はい。 え、1点がですね、組織改変の際に部門館 での菩薩引き継ぎの作業の効率化を行う ために、ま、菩薩資団を見直すということ ですね。で、当然ながらあの文書管理 システムに菩薩地段を登録しますので、え 、そこで、ま、分類、分類とかですね、 ファイル名称、あ、菩薩名がですね、 きちと、え、整合性がないと、ま、あんま 引き継がうまくいかないということでなる わけです。で、はい。続いて2点目ですね 。実態の菩薩神との、え、文章管理 システムに登録された菩薩の同一化ですね 。で、当然、え、文書管理システムで 引き継ぎを行い、で、引き継ぎリスのもに 、え、当然ながらですね、実態のファイル を白済みして職に移動します。ですから、 え、文書管理にシステム登録されてるもの と、え、実際の、え、菩薩がですね、 イコール関係にないといけないということ になるわけですね。はい。はい。え、続き まして、え、今度修事文書、キ安文書、 添付文書のですね、文書管理システムに、 え、登録する際にきちんと菩薩がなければ ですね、間違った菩薩に登録する可能性も ございます。ですから、え、そういう意味 でも、え、菩薩1段というの、え、構築が 重要ということになるわけですね。はい。 で、続きまして文書化システムの修事登録 、規登録の効率家の登録ということで、 あの、皆さん、あの、え、職員様が いろんな、ええ、移動がございます。で、 そこで、え、少文書の登録、規文書の登録 の際にですね、分類名がきちんと、え、 記載された、え、菩薩一段でなければです ね、なかなか、え、ファイル登録の時に、 ま、時間がかかってしまうということが ございます。で、そういう意味では、あの 、集案のですね、効率的な登録ということ になるわけですね、目的が。はい。で、 最後の方はですね、ま、先ほどから話し てる、え、実態の菩薩の適正な、ま、 引き継ぎ作業と、はい、抜け物がないよう な引き継ぎ作業ということになるわけです 。 はい、続きまして次のページに移らせて いただきたいと思います。 はい。え、菩薩試案の範囲、え、算日ということでですね、ご説明をさせたいと思いますね。 はい。あの、皆様から菩薩は、え、ま、当然ながらですね、あの、総務様から頂いております。で、こちらはですね、対象ということで基本的な考え方をですね、記載したものになります。 基本、え、前年度ですね、令和6年度に 完結した公文書の菩薩1段ということの 位置付けで索してしますということになり ます。はい。 で、個人で使用する資料や書籍等は対象に なります。これは当然ですよね。はい。で 、今度かこ1からの3をですね、ちょっと ご説明をさし上げたいと思います。はい。 かこの1ですね。はい。え、前年度の公文 省が基本となります。で、原則公文書が 対象となりますということでですね、皆 さんも資料もたくさんお持ちで、え、 いらっしゃると思いますが、それはもう、 え、一応記載する必要はございませんと いうことになります。で、公文書の定義に つきましては、あの、情報公開条例のです ね、第2条を、ま、参考にしていただき たいと思います。で、かこの2ですね、 保存危険が1年以上の公分者が対象となり ますということで、その年度内に廃棄する ものは対象外になります。はい。 で、この括弧の3ですね、こちらが ちょっとあの、皆様あの分かりづらい ところだと思うんですが、常用文書になり 、え、対象になりますということで、で、 下の方に、え、常用のですね、ま、 ちょっと下定期設定をしております。はい 。 えっと、質務式にある、え、常用文書全て 対象になります。で、次が例などの 差し替え文書のファイルも回答しますと いうことになります。そしてですね、複数 年を続いとファイルも該当します。え、 こちらちょっとご説明さしあげますと、1 年でですね、数枚しか発生しない文書が ございましたら、これは多分皆さん複数年 で綴ってると思いますね。で、それをもう 常用扱いをするということになるんです。 はい。だからそれも一応回答しますよと いうことになるわけですね。はい。 はい。続きましてちょっと下をそこして 保存期間の基産日の設定ということで、ま 、こちらにつきましては改めてご説明 差し上げることはないと思いますが、え、 ほとんどの菩薩に関しましては翌年の4月 1日の基算ということになるということに なります。で、当然ながら出来年文章が ございましたのは、まあ、1月1日からの 、ま、基算ということになるんですね。 はい。 はい。では次のページに移らせていただき たいと思います。 はい。えっと、こちらにつきましてはです ね、菩薩見直しの、ま、あの、考え方って いうことで記載しております。で、え、 こちらですね、先ほどもご説明した内容な んですが、ま、組織、え、改変に柔軟に 対応できる、ま、業務を分類で見直します というのが重要だということになります。 そして、あの、下の表の左側の方ですね。 はい。業務分類のイメージと書いてます。 大分離、中分類、小分類ということで、で 、皆様のあの菩薩はこの不法になっており ます。ですから、ある程度の制度の高い 分類になっているということに、え、お 聞きしております。はい。で、下の方に またスクロールりしまして、で、国の ガイドラインはどうしてるのかと、どう いう記載なのかというと、やはりあの3 階層で、え、分ける回層構造ということを 推奨しております。 はい。え、続きまして、え、次のページ 文書分類の構築のこれも考え方に近いと 思いますが、これはちょっとコメを 差し上げたいと思いますね。はい。 ちょっと下の方にスクロールしてこの図を ちょっとご説明を差し上げたいと思います ね。はい。左側の方はファイル。皆様に 作ってる菩薩ですね。この菩薩を業務内容 でグルーピング取りまとめたものをですね 、それを要約したのがですね、小分類に なります。はい。で、小分類をまた グルーピングしたのが中分類で、中分類を まとめたのが大分類ということで、で、 分類っていうのはグルーピングなんですね 。で、下からグルーピングしてですね、 文章、分類名を当てることを積み上げ方式 と言ってます。はい。下からですね。で、 積み上げ方式というのは、えっと、各下の 固定の、え、ま、ま、ま、誤殺に関しまし て当てはめる方が良いと言われたです。 はい。で、今度は逆ですね。大分類、 中分類、処分類が当てることを割り付けと 言ってます。で、この場合は、え、共通 文書、ま、例えば各で共通文書に関しまし て、総務家様の方で共通分離を作って皆様 に当てるというやるけど、これは割り付け 方式といったやつです。はい。ですから 基本的にはグルーピングって考えて いただければいいかなと思いますね。分類 のやりいうこと。 はい。え、続きましてページが飛びます。 12ページにですね、お知らせいただき たいと思いますね。 はい。えっと、この、え、ページに関し ましてはですね、皆様に分かりやすいよう にちょっと居酒屋なメニューという イメージで皆様にお伝えするという一応 ドキュメントになってます。で、下の方の ですね、ちょっとあの、下の方の左側の表 をちょっと見ていただきたいと思いますね 。分類3にいろんな飲み物がぶら下がって ます。そうするとこれは検索性が悪いと いうことになるわけですね。 で、なぜ悪いのかと言うと、1つの分類に たくさんの、ま、これファイル名称と書い てますけど、ま、飲み物の名称がづらと 書いてるんですね。こうすると、ま、 とってつもなく検索性が悪いということに なるわけです。で、次のページを見て いただけたいと思いますね。 はい、次のページの右側の表ですね。 この分、え、分類名の3の方に分離を 新しく追加してます。ビールとか中とか 日本種とか少々とかですね。こういう分離 分けすることによって、ま、検索が上がっ ていきますよという基本的な考え方を こちらでご説明を差し上げてます。です から分離3にぶら下がるものは、え、最低 でも5以上で最大15以内に収めるという のが、ま、重要ということになるわけです ね。はい。 はい。続いて次のページに移らせて いただきたいと思いますね。 はい。こちらについては、あの、菩薩の 名称と保存年齢の設定の仕方ということで 色々書いてますが、ファイル名称の設定時 の注意事項のかこの3ですね。ここを ちょっと読み上げたいと思いますね。 あまり意味意味を持たない用語ですね。例 ということで文書とか書類とかファイルと か綴りとかこれをできる限り用いないと いうことです。で、この、え、なぜ持ち ないかと言うと、あの、文章家システムで 、皆様の方は菩薩一覧を作って、あ、登録 して、で、それからセブ省を出すわけです ね。で、当然ながら、あの、文字の制限も ございますし、ですから余分なあのはです ね、ま、ええ、ま、削除していただく、 消していただくということが必要だという ことになります。これが1点ですね。で、 続いて保存期間の決める基準でちょっと 意識していただきたいことを今からご説明 をさせたいと思いますね。はい。保存期間 の設定上の注意事項ということで、え、 かこの1ですね。はい。ちょっと読み上げ ます。え、保存期間は角画で単位でごとに 決めます。そのために同じ文書でも蚊に よって保存期間が異なることがありますと 。で、ここをですね、ちょっと端的に申し ますと、主観化で原本を、ま、保管保存し てる場合にその移しを、え、他の蚊では 保存年間を短くして保存することができ ますよということになるわけです。はい。 ですから保存を短くすることによってです ね、廃棄を促進していくということになる わけですね。はい。ですから利活用の期間 だけを、え、設定するということが重要と いうことになります。 はい、続きまして次のページに移らせて いただきたいと思いますね。はい。 はい。こちらはあの皆様の方で菩薩の一覧 の見直しのポイントを上げてます。で、 ポイントは当然ながらですね、えっと、え 、5つ程度です。で、文書の分類、菩薩 名称、常用文章、基産日、保存年ですね。 はい。で、色々書いてますが、特にあの、 常用文書に関しましてはですね、あの、 ちょっと読み上げますとコミシのところ ですね、閲覧頻度ですね、年度内に3回 以上、え、閲覧がある場合は質に保管って 書いてます。ですから年に1回しか見ない ということで常用文書を扱いしてるものは 、ま、解除していただきたいということに なるわけですね。はい。で、実は解除する ことによって質がですね、感覚が良くなり ます。当然ながらそこに移動しますんでね 。ですからそこはちょっとポイントだと いうことでですね、需要を解除するものを ですね、この、え、回数で決めていただき たいなと思います。で、保存年間ですね、 あの、菩薩一覧の方では、あの、ま、 先ほど言う機がありましたが、文書化に 規定はまた改定されておりませんので、 現代ではA念ということで入れて いただければいいかなと思います。はい。 はい。え、続きまして次のページに移らせ ていただきたいと思いますね。 はい。え、こちらはですね、え、ま、作業 の一応流れですので、え、ちょっと、え、 詳しくご説明を差し上げたいと思いますね 。はい。1次作業、2次作業、3次作業、 ま、最終作業ということでオレンジの部分 は皆様でやる、え、作業になります。 オレンジの部分ですね。ですが、第1次 作業と最終作業で一時作業の方からですね 、少しご説明をさせてみたいと思いますね 。 あの、弊社で、あの、現行の菩薩事の元に ですね、加工した、ま、データ以降を皆様 にご提供します。で、それを令和8年度と して修正とをしていただくということに なります。で、文書分類名も、ま、記載し ております。はい。ですからそれを見 ながらですね、ちょっとあの分名が ちょっと、え、ようやくおかしいになれば 修正していただくとか、先ほど言ったよう に1つの分類にたくさんのファイルが ぶら下がってるんであれば新しく、ま、 分類を追加するとかですね、そういうこと の、え、意識で、ま、修正、え、追求をし ていただければいいかなと思います。はい 。で、皆様の方で、え、修正追したものに 関しまして、弊社の方でそれをまた政策を いたします。はい。ま、チェックすると いうことですね。で、そのチェックの後に 書くか1時間程度ですね、あの、その菩薩 1弾に対しましてデクチャーを行います。 はい。で、デクチャーが終わった後にまた オレンジの最終作業ということで、え、 再修正をしていただくということになり ます。ですからそれで最修修正することに よって、ま、完成度が高まるということに なります。で、これ、これが1年の流れに なるわけですね。はい。ですから、え、ま 、デチャーの方もですね、皆様、ま、あ、 当然ながら各1時間程度ですからお時間 作っていただいてですね、デクチャーに ちょっと参加していただきたいと思います 。はい。 はい。続いて次のページですね。はい。え 、こちらは、ま、データ以降の フォーマットの記入方法って書いてますが 、あ、えっと、ま、皆様の方は完成度が 高いというのと当然ながらボリュリ名がも 記載されてるものをお渡ししますので、え 、この内容でですね、ま、記入して いただければということを、え、思って おります。はい。で、下の方の表がこの サンプルになります。はい。 はい。続きまして次のページに移らせて いただきたいと思いますね。はい。 はい。えっと、こちらにつきましては、 あの、先ほど、え、説明と調するところが あるんですけども、あえてもう1度ご説明 をさし上げたいと思いますね。分類名の 記入方法、ま、類事項についてですね、ご 説明をさせたいと思いますね。はい。 ちょっと画面を大きくします。はい。え、 こちらですね。分類名1、そして分類名2 ですね。そして下の方に、え、分離名2、 あと分類名3ですね。これが1対1の関係 だけに収まってるものがあるとすればです ね、こちら書いてます。え、分離1と2 ですね。1にぶら下がってるものが、え、 分離2ですね。これが1つしか作成されて ないというのがもうこれ問題になってる わけですね。ですから1つしかこら下がっ てる分類は他の大分類の、え、分類に吸収 していただくということが必要だという ことです。はい。この第2分も一緒ですね 。はい。 これはもうちょっとご理解いただいたかな と思います。で、続きまして下の方に スクロールして、これは先ほどの居酒感 メニューと一緒です。第3分類に ぶら下がってるものが15以上であれば第 3分類をですね、もう1つ増やしてそこに 移動するというお考えて一応修正して いただければなと思っております。うん。 はい。え、続きまして次のページにせて いただきたいと思いますね。 はい。え、こちらにつきましては作成粘土 と年証ということなんですけど、作成年度 についてね、ちょっとお話をさせたいと ですね。はい。はい。え、加年度に、ま、 ちょっと読み上げたいと思いますね。過 年度に作成した常用文書はどの作成年度を 記入しますということで、常用文章をです ね、例えば3年前に作成したということ なれば3年前の年度を、ま、記して いただくということになります。で、もう 1つこれちょっとあの、その内容とガラリ と変わりまして、毎年発生する枚埋枚数が 少ないための複数年度、これを常用という 文章に使するというお話を差し上げました 。これにつきましては、あの、最新の年度 を記入するということになります。はい。 ここがちょっと違いがありますね。はい。 ですから仮面に、え、策文書は複数年を 綴っていない。え、常用文章ということの 位置付けになるということですね。はい。 はい。続きまして次のページに移らせて いただきたいと思いますね。 はい。 えっと、こちらの場合ですね、あの、ま、 上の方の表からちょっとご説明を差し上げ たいと思いますね。保存期間の、ま、気流 方法ということで、えっと、例えば、え、 条用文書でですね、例えばシステムをこち 書いてます。しても切り替えた後にすると いうことになった場合に 保存期間は5年という設定はできますが 保存満料年度っていうのは記載仕様がない んですね。 当然ながら切り替え時期が明確ない限りは その場合は未定っていうこととま、常用と いうのを当てるということです。はい。 当然そうですよね。もういつが切り替えな のかっての分かんないと記載仕様がないと いうことになりななります。はい。で、 続きまして、え、下の方にちょっとおそら せていただきますね。これがちょっと重要 なポイントになります。 はい。えっと、ですね、皆様のA念文書の 中に 例えば記がいつから始まるか分からないと いうことでA念文書にしてるものもござい ます。当然ながらですね。 そこはA年文書ではなく保存期間は10年 と当てて保存満料を見てということになる わけですね。はい。当然ながら、あの、今 ある永年の文書の中にはもしかするとその 、ま、例えば設備廃止からもう10年経っ てるものも永遠として潮付け状態の文書も あるかもしれませんですから、え、永年 文書というのは、え、ま、言えば、え、が はっきりしないものは永年と当てるわけで はなく、ま、未定というのを当てるという とですね、当然な保存期間は、ま、下に あるように10年というのを当てるわけ ですね。A年ではなくてですね。そういう 影記載の仕方をしていただきたいと思い ます。はい。 はい。続きまして、あの、最後のページの 、え、説明になります。はい。えっと、 あの、多分手元の日もあると思いますが、 ちょっと参考資料についてですね、ご説明 を差し上げたいと思います。で、参考資料 はですね、いくつか用意さし上げてます。 1つ目が箸の菩薩1番ですね。はい。で、 これにつきましてはExelで提供して おります。ですから皆様の方で足の、え、 菩薩1を参考にしながらですね、分類名、 あと菩薩名とかですね、当てていただき たいと思いますね。はい。で、続きまして 文書分離表ですね。これもあの他の、え、 事例も一応ですね、Exレしております。 で、続きまして今度は保存年義に関する 一応資料ですね。これにつきましてはエル と、え、PDFで提供してます。で、 Exelに関しましてはですね、あの条文 まで入っております。だから皆様の方で その情報を見ながらですね、あ、間違い ないなていうこともですね、確認できる ような資料になっております。 で、最後の資料が、え、菩薩一覧のQ&A 集になっております。で、これにつきまし ては、あの、え、各自体様からのご質問を 集めたQ&Aの収ます。そして今後ですね 、この研修会でご質問が午前中もござい ました。その質問内容もですね、追加して 皆様の方には掲示板などで、ま、ご適用さ せていただきたいと思います。はい。はい 。え、これでですね、あの、一応ご説明が 終わります。え、ご成聴ありがとうござい ました。 はい、どうもありがとうございました。 それでは、あ、ただいまから質問の時間に 移りたいと思いますが、あ、今の話を聞か れて何か質問 ございますでしょうか? はい。えっと、多分今の説明があって、え 、すぐ質問でいうのは、あ、なかなか 難しいと思いますので、えっと、もう1度 、お、今度皆さんにやっていただくことの 整備の方をしたいと思います。えっと、 今日この説明会が終わった後、えっと、皆 さんの方にやっていただきたいこととして は、え、菩薩一覧表、あの、どうやらこの 菩薩一難表と戸が使っているのは大言たく て、え、全国でこの菩薩一覧表という言葉 の方は通用しないようであります。あの、 ファイル基準表っていうのが、あの、全国 に通用する名前らしいんですが、ま、あの 、菩薩一覧表という方言の方で、え、隣は 進めたいと思いますが、この菩薩一覧表に ついて、え、見直しを行っていただきます 。え、毎年5弾の見直しっていうような ことをしていただいておりますが、え、 それでもげ、実際にそれぞれのあの部屋に あるファイルの名前と一覧表の名前の方が 一致しないっていうのが結構あると思い ます。それで、え、今度皆さんにやって いただくのはその菩薩一難表についてを 本当にその現実にあるものに合わせるよう にして、え、 1番表の方の整理をしていただきたいと いうことです。ただ勝手に結構自分の好き なように名前をつけたりにしているような ファイルっていうのがあると思いますので 、え、それらについて他ではどのような そのファイルの名前にしているかとか分類 をしているかっていうのを先ほど言われた 参考の資料そのexelの方があのNI コラボのところにあの貼り付けをしてあり ますのでそちらのコーなどを確認して いただいて見ていただければなと思います 。あとおもう1個参考の資料として それぞれのその事業というかえっと仕事の 分類ごとにえっと法律の一覧とか保存電源 何年やたようなものを書いたような exelの方もございます。こちらの方 なども見ていただいて保存年齢とかあ、 そういったようなものをちょっと整理をし てください。その整理をしていただいた ものを今度、え、関西レコードさんの ところに全部渡します。て渡した後、いや 、この分はちょっとどうなのとか、あ、 保存電源の方はどうなのっていうような ことを、ま、確認していただいたり、整理 していただいたものがまたこちらの方に 戻ってきますので、え、その戻って、戻っ てきたものでまた、あ、分類の方を、え、 確認をして整理をするというようなことを お願いしたいと思います。え、それをやっ てった後、えっと、今年、うん、モデル化 、そして企画政策化、総務化、あ、財政、 DX推進化の4つの蚊が、え、A年文書に ついて、要は永久っていう保存年齢になっ ているものについて、え、確認をして、え 、その永久が30年にできないかとか20 年にできないかとか期限をちょっと確認を して捨てれるものは捨てていきます。それ を今年やってみますので、来年度今度は それぞれ皆さんのかの方でまたモデルとし て、え、割り振らせていただきますので 実際に文書の廃棄とかあ、そういったよう なことに進んでいくとそのためにまだあの 必要になってくるのは今から皆さんに作っ ていただく確認していただく菩薩一覧表に なりますので今のうちからそうやって整理 をしていただければ来年廃棄する時にやり やすくなるよということですいません。 ちょっとあのそれぞれの皆さんのお仕事が ある中で、え、ちょっとお時間をいただく ことになりますが、この菩薩1段というの 整備の方を、え、よろしくお願いしたいと 思いますのでお願いいたします。それと 先ほどあのテレアさんが言われたように 今日今質問はなかったかもしれませんが これどうするの、あれどうするのっていう ことが出てくると思います。え、今あの Exelの様式みたいなものは作りたいと 思ってるんですが、何かあったら総務化の 方に聞いてください。ただ私がそのまとめ たものをまた、あ、関西レコードさんの方 に出して、え、Exelで回答いただき ますので、NIのところにそれぞれ質問が あったものの答えの方を載せていってます から、またそれらを参考に見ていただいて 、あ、こんな分類すればいないねとか、 これはこういうルールで動くんやねとか いうことを確認いただきたいと思います。 はい。えっと、何か質問みたいなこと ますか? はい。え、では、あの、先ほども言いまし たように何かありましたらそいうかの方に 聞いてください。えっと、新者に移るが、 えっと、までの間にその文書の画を整理し て、え、初も少なくして、で、少ない文書 を持って身長者の方に移動したいと思って いますので、できるだけ整備して、え、 捨てていくような形で、え、やりたいと 思いますのでよろしくお願いします。それ では、あの、テリアさん、本当どうも ありがとうございました。 それでは皆さんもどうもありがとうございました。これで研修会終わらせていただきます。どうもありがとうございました。
